Stagy's Blog

17. Januar 2013

Google Cloud erstellt die „Kontaktfreigabe“

Filed under: Technologie — stagy @ 09:17

In der Google Cloud erstellt die „Kontaktfreigabe“ ein Verzeichnis der Nutzernamen und E-Mail-Adressen für ein Unternehmen oder eine Organisation. Cloud-Nutzer können Kontakte finden, indem sie das Verzeichnis durchsuchen und die Funktion zur automatischen Vervollständigung in den für Ihre Domain aktivierten Google Cloud-Diensten verwenden.

Diese – unter dem Begriff Kontaktfreigabe – geführte Funktion ist ein ausgesprochen gutes Feature um in Verteilten (virtuellen) Organsiation moderne collaborationfeatures zu organisieren. Die Steuerung der Kontaktfreigabe erfolgt dabei direkt über das Google Admin Panel.

Der deutsche Begriff Kontaktfreigabe ist dabei etwas irreführend, da Cloud-Nutzer danach nicht die persönlichen Kontakte teilen können. (Das ist mit der Kontaktdelegation möglich.)
Also: Mit den Einstellungen der Kontaktfreigabe kann man „nur“ den Verzeichnisdienst der GoogleCloud steuern.
In dem Verzeichnisdienst einer Apps-Installation sind die Namen (Vorname Nachname) und die Emailadressen verzeichnet und über die Kontaktfreigabe kann eingestellt werden ob die eingerichteten Benutzer („Kontakte“) INNERHALB der Organisation „freigegeben“ (besser „bekannt gemacht“) werden sollen.

Beispiel 1:

Nehmen wir an eine Firma hat 100 Mitarbeiter; 50 Arbeiten in Wuppertal und 50 arbeiten in Mettmann. Wenn die Mitarbeiter an den beiden Standorten sich „nicht kennen“ (sollen), dann würde man die Kontaktfreigabe für die Unterorganisation entsprechend einstellen.

Beispiel 2:

Nehmen wir an eine Firma mit Sitz in Heiligenhaus hat 10 Mitarbeiter und jeder Mitarbeiter hat nehmen dem Konto „vorname.nachname@domain.de“ eine Vielzahl von Aliasen: vn@domain.de, nachname@domain.de, vorname@domain.de. In einm solchen Fall würde man die Kontakfreigabe für alle aktivieren, aber die Einstellung „Alle E-Mail-Adressen anzeigen“ auf „Alias ausblenden“ umstellen, so dass immer nur der dem Namen zugehörige Email-Adresse angezeigt wird. Ansonsten kann es schon mal nerven beim verfassen einer neuen Email viele Huntert kombinationen von ein und derselbern person vorgeschlagen zu bekommen. (Das Problem potenziert sich überiggens wenn man mehrere ALIAS-Domains (in GoogleApps secondary domains genannt) aktiviert hat.)

Beispiel 3: Einzelne Nutzer aus dem Google Gloud-Verzeichnis ausblenden:

Nehmen wir an eine Firma hat einen Mitarbeiter, der im Verzeichnisdienst nicht bekannt gemacht werden soll. Beispielsweise benutzen viele Unternehmen „leider noch“ einen Google Apps Administratorzugang, der als einziger die Berechtigung „SuperAdmin“ trägt. Nehmen wir also an man hätte so ein Konto „administrator@google-apps.de“, das man alleine zu verwaltungszwecken benutzt und daher niemals gezeigt werden soll. In einm solchen „einzel“ Fall kann man die Kontaktfreigabe auch bei dem Benutzereinstellungen („Organisation und Nutzer“->Nutzereinstellungen) konfigurieren. Dort gibt es unter dem Punkt Passwortsicherheit eine Checkbox „Die Kontaktdaten von Stage automatisch freigeben, wenn die Kontaktfreigabe aktiviert ist.“. Wenn man das ausschaltet, dann ist der Benutzer innerhalb der Organisation „nicht mehr zu sehen“.

„nicht mehr zu sehen“ bedeutet dann:
1) er wird beim erstellen (weiterleiten) einer Email nicht mehr vorgeschlagen
2) er wird beim vergeben von Berechtigungen nicht mehr vorgeschlagen
3) etc.

aber: er ist da und kann arbeiten.

PS: Änderungen an Kontaktfreigabeoptionen werden möglicherweise erst nach 24 Stunden wirksam.

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